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 ASCA掲示板:Word機能でセルフチェック!(WEB版)

Word機能について、いまさら恥ずかしくて聞けない...そんな人はいませんか?

せっかくしっかり翻訳、チェックしても、レイアウトやスタイルでつまずくと作品が台無しに。ですから今回は、翻訳後のチェックに役立つ機能をご紹介します。「すでに実践している!」という翻訳者、リンギストの皆さんもこれを機に一度セルフチェックしてみてください。本誌に掲載している内容から2点、追加掲載しています!

「隠し文字」は表示されているか?

Wordには、印刷やPDF化した際に見えなくしてしまう隠し文字という機能があります。便利な機能ではありますが、表示されないままだと翻訳対象外の指示やクライアントのコメント(社内用)など大切な情報を誤って削除する可能性が生じます。

<対処法>

1.ファイルタブより「オプション」を選択。

2.「表示」を選択し、「隠し文字」にチェックを入れてください。

ちなみに「すべての編集記号を表示する」を選択すると、「タブ」「スペース」」などすべての編集記号が表示されて便利です。

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英訳の際に波線が表示されているか?

英訳ファイルでスペルチェック機能を使って確認をすると、スペルミスや文法エラーは検出されても、赤・青・緑などの色つき波線が全く表示されないファイルに遭遇したことはありませんか?

以下の手順で、波線を表示できます。

<対処法>

1.ファイルタブを開く。

2.オプションから文章校正を選択。

3.オプションの「波線を表示しない」にチェックが入っていないかを確認。

波線が非表示になっていると、目視で拾えるエラーを見落としてしまいますので、

英訳の際は一度ご確認ください。

2つめ.jpg

和訳/英訳の際に赤色波線がびっしり表示されている場合はないか?

今度は逆に、赤色の波線がびっしり表示されてしまう! なんてことがあったりしませんか? PDF原稿からWordファイルに貼りつけて、上書き翻訳をする際に起こり得るトラブルです。右の図のようになぜか言語設定が自動で変更されることがあります。

英訳の際にの1つめ.jpg

このような場合、うまくスペルチェックが動作しないことが多いです。そうなってしまうとスペルミスが残ったまま納品してしまうことになってしまい、品質に影響が出てしまいます。スペルチェックがうまく動作しない場合、Wordの言語設定が英語以外のものになっていることで考えられるトラブルですので必ずご確認ください。

<対処法>

1.Wordファイルの左下にある言語表示を確認。

2.日本語/英語以外の言語であれば、対象言語を選択し、「OK」。

これでうまくスペルチェックが動作するはずです。

英訳の際にの2つめ.jpg

ページ番号が途中で「ページ1」に戻っていないか?

段組みなどの書式設定を変更する場合やページを縦や横に設定するなどのページ設定を変更する際にセクション区切りは便利な機能です。ただし、うっかり触るとページ番号がいきなり1ページに戻ってしまうことがあります。枚数とページ番号が異なっていると、印刷した時に整合が取れなくなり大きなトラブルを招く可能性があります。チェックでページ番号がずれていたら以下の操作で修正できます。

<対処法>

1.ずれているページ番号の上で右クリックし、

次に「ページ番号の書式設定」をクリック。

ページ番号の1つめ.jpg

2.「前のセクションから継続」を選択しているかを確認。

ページ番号の2つめ.jpg

3.選択されているのを確認後、「OK」を押すと連番になっていることが確認できます。

Wordの機能で自動的に「開始番号」が1になっている場合があります。納品前に再度ページ番号を確認いただくと、その後のトラブルを防ぎます。ぜひともご協力の程、よろしくお願いいたします。

その他、セクションごとに「ヘッダー・フッターの設定」を変えたい!という場合は、赤い丸印内の「前と同じヘッダー/フッター」を解除していただくと、設定が変更できます。

一番最後.jpg

担当:辻美帆子(大阪QC)